Редактор электронных таблиц MS Excel.
Электронная книга Excel.

Сетка. Закрепление областей. Гиперссылки. Переключение между документами. Примечания. Группы. Где открывается документ?

Есть довольно много инструментов Excel, которые помогают ориентироваться в электронных книгах. Наиболее употребительные из них такие:

Сетка.

Включить/отключить сетку при просмотре книги Excel можно так: Меню=>Сервис=>Параметры=>вкладка “Вид”. Выключатель “сетка” в группе “Параметры окна” надо включить/отключить.

Закрепление областей.

Частенько в больших таблицах неудобно, что при просмотре нижних строк и правых столбцов не видно заголовков столбцов и строк. Для того, чтобы какой-то верхний угол “закрепить” надо:

1. Встать в левую верхнюю ячейку того места, которое должно “скользить”.
2. Выбрать пункт Меню=>Окно=>Закрепить области.

Например, встанем в ячейку В2 и скажем “Закрепить области”. При переходе курсора вправо или вниз строка 1 и столбец А все равно будут оставаться в видимой на экране области.

Если не нужно закрепление областей, а оно есть, снимают его так: Меню=>Окно=>Снять закрепление областей.

Гиперссылки.

Для того, чтобы можно было быстро перейти на другое место в том же (или в другом) документе, можно использовать гиперссылки. Добавляются они в книгу так:

1. Выделить ячейку, которая и будет ссылкой.
2. Воспользоваться пунктом Меню=>Вставка=>Гиперссылка…
3. В строке “Связать с файлом/URL” написать имя файла или адрес web-страницы. Имя файла проще всего задать так:
   1. нажать кнопку “Обзор” (верхнюю)
   2. найти необходимый файл
4. В строке “Имя объекта в документе” можно ввести, например, ссылку на конкретную ячейку книги Excel. Проще всего сделать ссылку на другой лист того же документа так:
   1. В верхней строке ничего не писать.
   2. Нажать кнопку “Обзор” (нижнюю)
   3. Выбрать в списке имя того листа, на который надо сослаться.

Когда у вас есть гиперссылки, переходить по ним просто: надо кликать мышкой в ячейку-ссылку. Для перехода Назад/Вперед (как в любом броузере) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов “Web”.

Чтобы создать ссылку, которая будет вызывать почту и сразу вписывать адрес отправителя, надо в строке “Связать с файлом/URL” написать “mailto::адрес”. Например: mailto::katpop@yandex.ru.

В самой ячейке текст может быть самым произвольным.

Если гиперссылка стала не нужна, Меню=>Вставка=>Гиперссылка… В появившемся окне “Изменение гиперссылки” нажмите кнопку “Удалить гиперссылку”.

Переключение между документами.

Если открыто два документа, для переключения между ними пользуйтесь пунктом Меню=>Окно. Выбирайте имя нужного вам документа.

Примечания.

Можно к любой ячейке добавить примечание. Меню=>Вставка=>Примечание. У ячеек, где добавлено примечание, появляется красный марке в углу. Чтобы посмотреть примечание одной ячейки, наведите курсор мышки на ячейку с примечанием. Чтобы было видно (соответственно, не видно) все примечания воспользуйтесь пунктом Меню=>Вид=>Примечания.

Группы.

Можно объединить несколько строчек либо столбцов в группу. Если лист состоит из нескольких групп, то можно скрыть тела групп, оставив только заголовки, что довольно удобно.

Группа создается так:

1. Выделить несколько строк (столбцов).
2. Меню=>Данные=>Группа и структура=>Группировать…
3. Выбрать переключатель в строках (столбцах).

Рядом появится значок группы (“плюс”, если группа закрыта, и “минус”, если группа открыта).

Чтобы плюсик был вверку группы, уберите выключатель “в строках под детальными” из Меню=>Данные=>Группа и структура=>Настройка…

Где открывается документ?

Excel при сохранении запоминает не только обычную информацию в ячейках, но также положение курсора на момент последнего сохранения документа. Поэтому перед сохранением всегда следует:

1. Расположить листы в логическом порядке.
2. На всех листах поставить курсор в то место, на котором должен открываться данный лист. Чаще всего - ячейка А1.
3. Встать на логически первый лист. (На тот лист, с которого вы хотите чтобы начинался просмотр).

Тогда можно сохранять документ.