Редактор электронных таблиц «Microsoft Excel».

Excel – программный комплекс, относящийся к категории редакторов электронных таблиц. Среди других редакторов электронных таблиц можно отметить также Lotus 1-2-3, Quatro Pro,  а также электронные таблицы пакета OpenOffice.

Элект ронная таблица – интерактивное компьютерное пространство, основное рабочее поле которого состоит из набора строк и столбцов.  Область, находящаяся на пересечении строки и столбца называется ячейкой. В ячейке могут храниться данные или формула. С помощью формул можно выполнять вычисления, которые используют значения в других ячейках.

Электронную таблицу можно сохранить в файле. Документы, созданные программой Excel имеют расширение xls или xlsx (для Excel 2007). Ячейки электронной таблицы можно форматировать самыми разными способами и распечатывать для ведения документации. Кроме того, отдельные группы ячеек можно использовать для создания диаграмм.

Наиболее важным преимуществом электронной таблицы является ее интерактивность: при изменении значения в одной ячейке автоматически пересчитываются все ячейки, от нее зависящие.

Возможности Excel.

Excel – программный продукт с богатыми возможностями. Перечислим некоторые из них, чтобы при необходимости вы могли не искать новый, незнакомый программный продукт, а использовать Excel:

1.       Многостраничные файлы. Файлы Excel  (рабочие книги) могут содержать несколько отдельных листов – самостоятельных полноценных таблиц, диаграмм и т.д. Это позволяет лучше упорядочить работу. Например, сохранить все таблицы, относящиеся к одному проекту не в разных файлах, а в одном.

2.       Многооконный интерфейс (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). Можно работать с несколькими файлами Excel одновременно.

3.       Файловая совместимость. Excel понимает форматы файлов, созданных в других редакторах электронных таблиц, а также таблицы, набранные в обычном текстовом формате.

4.       Интерактивная справочная система (стандартная опция всех офисных программ Microsoft). В настоящее время наблюдается тенденция отказа от  печатной документации в пользу электронной диалоговой справочной системы.  Это означает, что вы можете получить любую справку по Excel прямо на экране компьютера во время работы с Excel. У справочной системы есть интерактивный компонент,  «помощник», который:

a.       Наблюдает за вашими действиями и накапливает ряд советов, которые могут помочь вам сэкономить время.

b.      Предоставляет справочную информацию по конкретным вопросам работы с программой.

c.       При вводе неправильной формулы старается предложить вариант ее исправления.

d.      Предлагает простой способ поиска справочной информации по конкретной теме.

5.       Простота использования (стандартная опция всех офисных программ Microsoft).

6.       Управление списками. Эта возможность позволяет с легкостью сортировать, фильтровать, суммировать и обрабатывать данные рабочего листа.

7.       Встроенные функции. Excel содержит очень богатый набор встроенных функций, которые можно использовать в формулах.

8.       Настраиваемые панели инструментов (стандартная опция офисных программ Microsoft). Панели инструментов – это наборы кнопок, за которыми закреплены определенные команды. Они позволяют существенно сэкономить время, так как предоставляют возможность быстро выполнять часто используемые команды.

9.       Разнообразное форматирование.

10.   Разнообразие диаграмм.

11.   Использование возможностей картографии (не входит в курс).  Эта возможность Excel позволяет изображать числовые данные с привязкой к географической карте.

12.   Инструменты рисования (не входит в курс), аналогичны инструментам рисования в Word.

13.   Сводные таблицы (не входит в курс). В Excel встроены инструменты, позволяющие создавать сводные таблицы по большому числу таблиц или выбрать необходимую информацию в таблицу из базы данных.

14.   Расширенные средства анализа (не входит в курс). В Excel включены алгоритмы подбора параметров, процедура поиска решений, а также надстройка «Пакет анализа», которая содержит еще множетсво статистических, финансовых, инженерных и научных функций и процедур.

15.   Гибкое управление печатью и предварительный просмотр (стандартная опция офисных программ Microsoft).

16.   Проверка орфографии (не входит в курс), аналогична соответствующей функции в Word.

17.   Шаблоны (стандартная опция офисных программ Microsoft) (не входит в курс). Возможность создания шаблонов для однотипных документов.

18.   Управление базами данных (не входит в курс). Есть множетсво функций, которые позволяют работать с данными электронных таблиц Excel как с базами данных. А также есть возможность работать с внешними базами данных.

19.   VBA (Visual Basic for Applications) (не входит в курс) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Язык программирования, встроенный в Excel.

20.   Возможности защиты рабочего листа. Предусмотрено множество методов защиты на тот случай, если вам нужно, чтобы другие пользователи (или вы сами) не могли случайно изменить данные на рабочем листе или даже просмотреть документ.

21.   Поддержка OLE. (связывание и внедрение объектов) (практически не входит в курс) (стандартная опция офисных программ Microsoft). Например, можно внедрить в документ Excel другой документ, который создан в Word и прямо из рабочего листа получить доступ к возможностям Word.

 

Типы данных. Работа с данными.

Итак, как мы уже говорили, каждая ячейка рабочего листа может содержать данные или формулу.

Данные бывают следующих принципиально разных типов:

1.       Числовое значение;

2.       Логическое значение;

3.       Текст;

В рабочем листе могут также находиться графики, рисунки, диаграммы, изображения и другие объекты. Эти объекты не привязаны к конкретной ячейке, они расположены на графическом уровне (невидимом слое, расположенном поверх рабочего листа).

Числовые значения выражают различные количественные соотношения даннх определенного типа. Например, объемы продаж, количество служащих фирмы, атомный вес, тестовые оценки и т.д. Числовые значения, введенные в ячейки рабочей таблицы, могут использоваться в формулах и диаграммах. Особым видом числовых значений являются даты и время.

Числовые ограничения Excel: Наибольшее (по абсолютной величине) число ±9,9×10³⁰⁷. Наименьшее (по абсолютной величине) число 10^-307. Кроме того, Excel хранит 15 значащих цифр числа. Например, число 123 456 123 456 123 456 Excel округлит до 123 456 123 456 123 000.

Числа могут отображаться в ячейках в обычном десятичном виде, а так же – в экспоненциальном формате. Например, число 5.5E+100 следует воспринимать как 5.5×10¹⁰⁰.

Логические значения в практических задачах будут встречаться редко. Как правило, они появляются как результат вычисления некоторой формулы.

Текстовая информация – неотъемлемая часть рабочего листа.  Главная трудность состоит в том, что необходимо следить, чтобы Excel правильно воспринимал введенную информацию, распознавая численные значения и текст правильно.

Ввод данных.

Вводить числа и текст в ячейки очень просто. Надо просто встать на нужную ячейку и набрать на клавиатуре требуемое.

Иногда Excel будет отображать число не совсем в том виде, в котором вы его ввели в ячейку. Например, очень большие или очень маленькие числа он автоматически переведет при отображении в экспоненциальный формат. Обратите внимание, что в строке формул число отображается в том же виде, в котором мы его ввели. Просто Excel переформатировал число так, чтобы оно по возможности влезало в ячейку.

Числовые значения, которые вы вводите в ячейку, как правило никак не отформатированы (вы просто вводите последовательность цифр). Для удобства (восприятия, печати и т.д) Excel форматирует числа.

Автоматическое форматирование: Excel автоматически отобразит необходимое количество цифр после запятой или переведет число в экспоненциальный формат. Кроме того, он может автоматически определить, что вам требуется какой-то другой тип (например, при вводе 12% Excel самостоятельно определит тип как «Процентный» и переведет число в значение 0,12).

Другие числовые форматы. Во многих случаях, автоматического форматирования бывает достаточно. Но не всегда. Можно самостоятельно задать числовой формат в пункте меню  «Формат-Ячейки-вкладка Число». Например, если вы введете в ячейку «21 р», то Excel воспримет вводимую информацию как текст (из-за наличия буквы р). Но вам надо проводить с этой суммой различные вычисления. Поэтому, необходимо вводить просто «21». С другой стороны, на печати было бы неплохо, чтобы к числу 21 приписывалась буква «р», обозначающая, что это именно рубли. Вводим в ячейку число 21 и выбираем для ячейки формат «Денежный», с нужным обозначением. Теперь на печати число будет выглядеть красиво: «21 р.»

Важно понимать, что изменение формата числа ни в коем случае не меняет само число. Например, если в ячейке введено «0.678123», мы можем выбрать процентный формат и это значение будет отображаться как «68%», но при вычислениях будет использоваться полное числовое значение 0.678123.

Ввод дробей. Если вы хотите ввести в ячейку простую дробь, отделите ее целую часть от дробной пробелом. Например, 6½ можно ввести как «6 1/2». Если у числа нет целой части (например, число ¾), то его надо ввести так «0 3/4».

Ввод текста. Если ввести в ячейку длинный текст (который по размерам явно превосходит размер ячейки), как он будет отображаться? Если ячейки справа от данной пусты – Excel продолжит отображение строки, заполняя эти соседние ячейки. Если же ячейки заняты, то отобразится ровно столько текста, сколько влезет по размеру в ячейку. Текст ни в коем случае не потерялся. Чтобы увидеть его целиком, можно, например, расширить ширину ячейки.

Ввод дат и работа с датами. Часто возникает необходимость вводить в рабочую таблицу даты и время. В Excel даты и время – особый вид числовых значения, которые форматируются специальным образом.

При работе с датами и временем нужно понимать систему представления этого типа в Excel. С датами Excel оперирует используя последовательную нумерацию. Самая ранняя дата, которую способен распознать Excel – 1 января 1900 года. Этой дате сопоставлено число 1. Соответственно, 2 января 1900 года – число 2. И т.д. Такая система представления значительно упрощает использование дат в формулах. Например, можно ввести формулу, по которой вычисляется количество дней между двумя датами.

В большинстве случаев не приходится напрямую иметь дело с системой последовательной нумерации дат. Дата вводится в привычном формате. Предположим, вам надо ввести дату 1 июня 1999 года. Набираете 1.06.1999 (или ту же дату в другом формате) и Excel сразу воспринимает это число как дату, а его числовое значение сразу переводит в 36312.

Как можно вводить дату: 1-6-99, 1-6-1999, 1/6/99, 1-6/99, 1 июнь 1999 (будет 1 июня 1999 года). 1.06, 1-6, 1/6, 1 июнь – будет 1 июня текущего года.

При вводе дат следите за строкой формул. Если Excel правильно интерпретировал введенное вами число как дату, это будет заметно.

При вводе времени Excel расширяет свою систему представления дат так, чтобы она содержала дробную часть. Другими словами, воспринимает время как дробную часть даты. Например, 1 июня 1999 года – 36312. Тогда 12 часов дня 1 июня 1999 года будет 36312,5. Время обычно вводится так: «11:30» -- 11 часов 30 минут утра. Чтобы ввести 23 часа 30 минут, надо ввести «23:30» или «11:30 pm».

Комбинированно дату-время можно ввести так: 1-6-99 11:30.

Автоматическое заполнение. Иногда требуется заполнять большой диапазон однотипными данными. Иногда эту задачу можно переложить на Excel, воспользовавшись функцией автоматическое заполнение. Например, пронумеровать строки, поставить идущие подряд даты и т.д.

________________________________________________________________________________

Формулы.

Кроме данных, в ячейки можно вводить формулы, т.е. автоматически вычисляемые поля.

Чтобы начать вводить формулу, надо начать вводить со знака «=», либо сразу нажать кнопку «изменить формулу» в строке формул.  Например, если вы введете в ячейку «1+2», то увидите в ячейке просто «1+2». Если же вы введете «=1+2», то увидите в ячейке «3». В строке ввода формул вы по-прежнему будете видеть «=1+2», чтобы знать, по какой формуле происходило вычисление.

Итак, мы увидели, что формулы могут содержать некоторые данные (числа 1 и 2) и знаки арифметических действий: +, -, *, /, ^(возведение в степень).

Что еще могут содержать формулы?

Ссылки.

Очень часто в таблице содержимое одной ячейки зависит от содержимого других ячеек. Для этого используют ссылки. Например, если содержимое ячейки b1 должно быть равно содержимому ячейки a1, просто напишите в ячейке b1 “=a1”. Если вы захотите изменить содержимое ячейки a1, содержимое ячейки b1 заменится автоматически. Чтобы вставить ссылку в вашу формулу, можно просто в процессе ввода формулы кликнуть мышкой по нужной вам ячейке.

Ссылки бывают абсолютные и относительные. Поймем на примере, что это такое. Когда вы пишите в ячейке b2 формулу “=a1”, на самом деле Excel понимает это так: взять значение из клетки, которая находится на одну строчку выше и на один столбец левее. Если мы скопируем информацию из ячейки b2 и вставим в ячейку с8, то в ячейке c8 значение будет равно числу в ячейке b7 (Excel подумает, что вам нужна не клетка a1, а клетка на одну выше и на одну левее, чем c8, т.е. b7). Такие ссылки называются относительными (Excel помнит не название ячейки, а ее относительное расположение). На самом деле,   это бывает очень удобно. Например, в столбике L вы хотите посчитать сумму чисел из столбиков B:K. Вы должны только в ячейке L1 посчитать сумму в ячейках b1:k1, а потом просто скопировать значение на все нижние ячейки столбика L (заполнить вниз).

Но иногда все-таки нужно ссылаться именно на конкретную ячейку. (Нужна абсолютная ссылка). Тогда вместо ”a1” (что создало бы относительную ссылку), напишите “$a$1”. Теперь Excel будет помнить именно название ячейки, а не ее относительное расположение. И при копировании формулы «=$a$1» в другую ячейку, там появится тоже «=$a$1».

Итак, при абсолютной адресации Excel запоминает конкретное расположение ячейки, на которую мы ссылаемся. При отоносительной – отоносительное расположение ячейки (на которую происходит ссылка) относительно данной (из которой идет ссылка).

Примечание: Если надо зафиксировать только строку, а для столбца оставить относительное расположение, поставьте знак $ только возле названия строки (т.е. напишите “a$1”). Это называется смешанная адресация.

Чтобы сослаться на ячейку, которая находится на другом листе надо использовать формат Лист!а1. (т.е. перед адресом ячейки поставить название листа и !) (Проще - в процессе ввода формулы переключиться на другой лист и кликнуть по нужной ячейке).

Функции.

Функции – это встроенные инструменты, которые используются в формулах. Они позволяют экономить время или производить вычисления, которые иначе были бы невозможны.

Примеры упрощения работы в Excel с помощью функций.

Например, вам надо вычислить среднее количество продаваемого за день. Данные о продажах у вас находятся в ячейках А1:А10. Можно это сделать по формуле: «=(а1+а2+а3+а4+а5+а6+а7+а8+а9+а10)/10». Это не очень удобная формула. Например, если появятся новые данные, то формулу будет исправить нелегко. А если бы у нас были сразу данные не за 10 дней, а за 100, 1000? Для того, чтобы упростить весь процесс, вместо неудобной формулы будем вводить формулу «=СРЗНАЧ(а1:а10)», которая тоже вычислит среднее значение в диапазоне а1:а10, но с которой гораздо удобнее работать.

Иногда с помощью функций можно избежать долгого ручного редактирования.  Предположим в вашей рабочей таблице содержится список из 2 тысяч фамилий, но они все введены как попало. Какие-то – прописными буквами (ИВАНОВ), какие-то строчными (иванов), а в каких-то вообще строчные буквы чередуются с заглавными (ИвАнОв). Вы сами понимаете, что в таком виде хранить список нельзя. Надо бы ввести все фамилии в нормальном виде (первая буква – заглавная, остальные – строчные: Иванов). На редактирование списка вручную ушло бы много часов!  Мы же воспользуемся функцией. Чтобы изменить написанное в ячейке а1, введем в ячейку b1 формулу «=ПРОПНАЧ(а1)». Достаточно ввести эту формулу 1 раз и растянуть на 1999 оставшихся строк. В столбце b у вас уже получатся фамилии в нужном виде. Теперь достаточно скрыть столбец а, чтобы его не было видно на печати.

Рассмотрим еще один пример. У вас – контора, в которой работает 1000 продавцов. Если продавец реализовал продукции более, чем на 10 000 рублей, то ему положена комиссия 7%, а если меньше, чем на эту сумму, то всего 5%. Чтобы просто так вычислить это значение, вы должны просматривать весь список продавцов. Одним подставлять значение 5%, другим – 7%. Но с помощью функций это сделать намного легче. Пусть стоимость реализованного написана в ячейке c1. В ячейке d1 надо ввести комиссию. В ячейку d1 вводим формулу: «=ЕСЛИ(с1>10000;0,07;0,05)». И ставим формат ячейки d1 – процентный.  Осталось только растянуть эту формулу вниз по оставшимся 999 продавцам и Excel сам вычислит комиссию.

Аргументы функций.

В примерах мы видели, что возле имени функции используются круглые скобки, в которых что-то написано. То, что там написано – это аргументы функций.  Функции бывают:

1.       Без аргументов. Например, функция ПИ().

2.       Функции с одним аргументом. Например, функция «КОРЕНЬ(x)».

3.       С фиксированным числом аргументов. Например, у функции ЕСЛИ 3 аргумента. На первом месте стоит условие, потом  значение, которое появляется, если условие истинно, потом значение, которое появляется, если условие ложно.

4.       С неопределенным числом аргументов. Например, функция СУММ. Можно вставить в качестве аргумента диапазон любой длинны.

5.       Функции с необязательными аргументами.7

Если в функции используется несколько аргументов, они отделяются друг от друга точкой с запятой (;). В качестве аргументов можно вводить данные, ссылки, и более простые формулы. Например, «=сумм(корень(а1)+корень(а2)-3)»

Способы ввода функций.

Есть 2 основных способа ввода функций. Во-первых, можно вводить функции вручную. Это бывает удобно, если часто используешь некоторые функции. Но с другой стороны, надо помнить все функции, с которыми работаешь и т.д. Второй способ – вводить функции с помощью Мастера функций.

Для того, чтобы воспользоваться Мастером функций, выберите команду Вставка-Функция, щелкните на кнопке «Вставка функции» или начните вводить формулу со знака «=», а потом выберите нужную функцию (или строчку «полный алфавитный перечень») в окошечке «Функция» рядом со строкой формул.

Матричные вычисления.

У Excel’я есть богатые возможности работы с матрицами.
Матрица – это просто диапазон данных.
Для того, чтобы матричные функции действовали корректно, надо:

1.       Выделить диапазон ответов (если в ответе получается матрица, вы должны сами выделить диапазон, соответствующий ее размерам)

2.       Ввести нужную формулу

3.       Нажать клавиши Ctrl+Shift+Enter.

Например, в диапазоне а1:с8 введена одна матрица (8×3), в диапазоне e1:k3 введена другая матрица (3×7). Нам надо вычислить их произведение. Понятно, что результатом будет матрица размерами 8×7. Выделяем диапазон такого размера. Например, m1:t8. Теперь вводим в стороку формул «=МУМНОЖ(а1:с8; e1:k3)» и нажимаем Ctrl+Shift+Enter. При этом формула в строке формул возьмется в фигурные скобочки (это признак того, что сработала матричная формула) и вы не сможете изменить какую-нибудь одну ячейку диапазона m1:t8.

В конце текста лекции можно посмотреть примеры полезных функций с описанием их работы.

Список – табличная база данных.

По существу, список – это упорядоченный набор данных. Обычно список состоит из строки заголовков (текст описания) и строк данных, которые могут быть числовыми, текстовыми или значениями, полученными по формулам. Список можно считать табличной базой данных.

Рассмотрим пример списка:

Фамилия И.О.	Годовой фонд зарплаты	Месячный оклад	Город проживания	Дата приема на работу
Иванов А.И.	140 000	10 000	Москва	01.05.2002
Петров Б.П.	210 000	15 000	Омск	17.06.1979
Сидоров В.С.	21 000	1 500	Москва	02.12.2007

 

Здесь в первом и четвертом столбце – текстовые данные, во втором – числовые, в пятом – дата. В третьем – формула, вычисляющая месячный оклад по годовому фонду зарплаты.

Столбцы списка называют полями, а строки (кроме первой) – записями. Список в примере, таким образом, содержит 4 поля и 3 записи.

Размер списка ограничен размерами рабочего листа, т.е. не может содержать более 256 полей и более 65 535 записей.

В Excel есть несколько средств, предназначенных для работы со списками. Они могут быть использованы для самых разнообразных целей:

1.       Ввод данных в список.

2.       Фильтрация списков, которая выполняется в целях выборочного отображения строк по определенному критерию.

3.       Сортировка списка.

4.       И т.д.

Планирование списка.

Основные рекомендации, о которых следует помнить, создавая список:

1.       Помещайте заголовки (по одному для каждого столбца) в первую строку списка, которая называется строкой заголовков. Если заголовки длинные, используйте текстовый формат с переносом слов, тогда вам не придется чрезмерно расширать столбцы.

2.       В каждом столбце должна содержаться однотипная информация. Например, не следует смешивать в одном столбце даты и обычный текст.

3.       Можно применять формулы, использующие значения других полей той же записи или абсолютные ссылки, которые ведут на ячейки вне списка.

4.       Не используйте пустых строк внутри списка. Иначе Excel автоматически разобьет список на 2.

5.       Лучше всего, помещать каждый новый список на отдельный лист. Если все-таки нужна какая-то дополнительная информация на листе, размещайте ее выше или ниже списка, но не слева или справа.

6.       Старайтесь предварительно форматировать сразу весь столбец, чтобы данные в одном поле имели один и тот же формат.

7.       Закрепите заголовки столбцов (при помощи пункта меню Окно – Закрепить области), особенно если ваш список длиннее одного экрана.

Фильтрация списка.

Фильтрация списка – процесс сокрытия всех строк, кроме тех, которые удовлетворяют определенным критериям. Например, список можно отфильтровать так, чтобы видеть только тех, кто живет в определенном городе. Фильтрация – распространенная и очень полезная операция.

Автофильтр используется для фильтрации по простым критериям. Чтобы вызвать автофильтр надо встать в одну из ячеек списка и выбрать команду «Данные-Фильтр-Автофильтр». Excel в стороку заголовков добавит кнопочки автофильтра (их не видно при печати). Далее можно задавать какие-нибудь условия и все строки, не отвечающие им, будут скрыты (но не удалены). Чтобы вновь развернуть весь список, выберите пункт «все» в меню, которое выпадает из кнопочек автофильтра.

Основные критерии, по которым отбирает автофильтр:

1.       Значение. Т.е. можно выбрать все записи, в данном поле у которых заданное значение. Например, выдать тех людей списка, которые живут в Омске.

2.       Первые 10. Отбирает десятку (или другое число) лидеров.

3.       Пустые/непустые. Отображает строки, в которых данное поле незаполнено (или наоборот, заполнено).

4.       Условие. Можно задать более гибкие условия.

a.       Значение больше или меньше установленного.

b.      Значения в интервале.

c.       Два отдельных значения.

d.      Выборка по шаблону.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Сортировка списков.

Очень удобно данные списка сортировать. Для этого используется пункт меню «Данные-Сортировка».

Можно сортировать по нескольким полям. Что происходит в таком случае?

Например, мы сначала сортируем по столбцу «Город проживания», а потом – по столбцу «Месячный оклад». Сначала у нас пойдут все люди из Москвы, потом – все люди из Омска. При необходимости можно будет список легко разделить на 2. А вот люди, которые проживают в одном городе уже будут между собой отсортированы по месячному окладу.

Подготовка документа к просмотру и к печати.

Есть довольно много инструментов Excel, которые помогают ориентироваться в электронных книгах. Наиболее употребительные из них такие:

Сетка. Включить/отключить сетку при просмотре книги Excel можно так: Меню=>Сервис=>Параметры=>вкладка “Вид”. Выключатель “сетка” в группе “Параметры окна” надо включить/отключить.

Закрепление областей.Частенько в больших таблицах неудобно, что при просмотре нижних строк и правых столбцов не видно заголовков столбцов и строк. Для того, чтобы какой-то верхний угол “закрепить” надо:

1.       Встать в левую верхнюю ячейку того места, которое должно “скользить”.

2.       Выбрать пункт Меню=>Окно=>Закрепить области.

Например, встанем в ячейку В2 и скажем “Закрепить области”. При переходе курсора вправо или вниз строка 1 и столбец А все равно будут оставаться в видимой на экране области.
Если не нужно закрепление областей, а оно есть, снимают его так: Меню=>Окно=>Снять закрепление областей.

Если аналогичный эффект нужен на печати, задайте печать сквозных строк и столбцов. Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист» в группе «Печать на каждой странице» задать сквозные строки и столбцы.

Гиперссылки. Для того, чтобы можно было быстро перейти на другое место в том же (или в другом) документе, можно использовать гиперссылки.
Когда у вас есть гиперссылки, переходить по ним просто: надо кликать мышкой в ячейку-ссылку. Для перехода Назад/Вперед (как в любом броузере) нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов “Web”.
Чтобы создать ссылку, которая будет вызывать почту и сразу вписывать адрес отправителя, надо в троке “Связать с файлом/URL” написать “mailto::адрес”. Например: mailto::katpop@yandex.ru.
В самой ячейке текст может быть самым произвольным.
Если гиперссылка стала не нужна, Меню=>Вставка=>Гиперссылка… В появившемся окне “Изменение гиперссылки” нажмите кнопку “Удалить гиперссылку”.

Примечания. Можно к любой ячейке добавить примечание. Меню=>Вставка=>Примечание. У ячеек, где добавлено примечание, появляется красный марке в углу. Чтобы посмотреть примечание одной ячейки, наведите курсор мышки на ячейку с примечанием. Чтобы было видно (соответственно, не видно) все примечания воспользуйтесь пунктом Меню=>Вид=>Примечания.

Для того, чтобы стандартные примечания стали видны при печати: Меню=>Файл=>Параметры страницы… На вкладке «Лист», в ниспадающем списке «примечания» выбрать строку «Как на листе».

Группы. Можно объединить несколько строчек либо столбцов в группу. Если лист состоит из нескольких групп, то можно скрыть тела групп, оставив только заголовки, что довольно удобно.

Где открывается документ? Excel при сохранении запоминает не только обычную информацию в ячейках, но также положение курсора на момент последнего сохранения документа. Поэтому перед сохранением всегда следует:

1.       Расположить листы в логическом порядке.

2.       На всех листах поставить курсор в то место, на котором должен открываться данный лист. Чаще всего - ячейка А1.

3.       Встать на логически первый лист. (На тот лист, с которого вы хотите чтобы начинался просмотр).

4.       Тогда можно сохранять документ.

Сколько страниц займет распечатка? Если вы хотите, чтобы распечатка влезла на какое-то определенное количество страниц в ширину и в высоту, задайте эти величины в группе «Масштаб» на вкладке «Страница» в окне «Параметры страницы». (Меню=>Файл=>Параметры страницы…). Например, если задать параметры 1 и 1, то вся таблица, какой бы большой она ни была, отмасштабируется так, что поместится на одну страницу. Естественно, буквы станут намного мельче, качество напечатанного тоже ухудшится.

Перед тем, как начать печать, воспользуйтесь обязательно предварительным просмотром (Меню=>Файл=>Предварительный просмотр). Excel иногда имеет свое представление о том, как будет выглядеть документ при печати.

 

Приложение.

Примеры полезных функций и описание их действия.

ЦЕЛОЕ

Функция ЦЕЛОЕ возвращает целую часть числа, отбрасывая все дробные цифры после десятичной запятой.
 «=ЦЕЛОЕ (412,98)» => 412.

СЛЧИС

Функция СЛЧИС, не имеющая аргументов, возвращает равномерно распределенное случайное число, которое больше или равно 0 и меньше 1. Термин "равномерно распределенное" означает, что вероятность всех получаемых с помощью этой функции случайных чисел одинакова. Эта функция часто используется в рабочих таблицах для прогнозирования событий, которые не могут быть предсказаны с полной достоверностью, таких как выигрышные номера лотерейных билетов или объем продаж по четвертому кварталу текущего года. Эта функция возвращает новый результат каждый раз при пересчете рабочего листа.
В следующем примере формула возвращает случайное число между 0 и 12 (12 не включается в интервал возможных значений случайных чисел):
=СЛЧИС ()*12

 

РИМСКОЕ

Функция РИМСКОЕ преобразует число в его эквивалент в римских. К сожалению, функция для обратного преобразования не предусмотрена.
 «=РИМСКОЕ (1998)» => MCMXCVIII

ОКРУГЛ

Функция ОКРУГЛ округляет значение числа до указанного количества десятичных разрядов. Эта функция обычно: используется для контроля точности вычислений: Функция ОКРУГЛ имеет два аргумента: первый – значение для округления, второй – количество цифр после запятой. Если второй аргумент отрицательный, округление смещается влево от запятой на заданное количество цифр.
Примеры использования функции ОКРУГЛ:
 «=ОКРУГЛ(123,456;2)» =>123,46
«=ОКРУГЛ(123,456;0)» =>123
«=ОКРУГЛ(123,456;-2)»=>100
Не перепутайте округленное значение с отформатированным. Когда в формуле есть ссылка на ячейку, значение которой было округлено с помощью функции ОКРУГЛ, будет использоваться округленное значение. Если же число было отформатировано так, что оно только кажется округленным, то в формулах со ссылками на эту ячейку будет использоваться реальное неокругленное значение.

ПИ

Функция ПИ возвращает значение числа π с 14 знаками после запятой. Эта функция не требует аргумента и является сокращенным обозначением числа 3,14159265358979. В следующем примере подсчитывается площадь круга, радиус которого хранится в ячейке a1:
«=ПИ( )*(a1^2)»

SIN

Функция SIN возвращает синус угла. Синус угла определяется как отношение противолежащего катета к гипотенузе прямоугольного треугольника. Функция SIN имеет один аргумент – значение угла, выраженное в радианах. Для перевода градусов в радианы используйте функцию РАДИАНЫ. Существует также функция ГРАДУСЫ, выполняющая обратную операцию. Например, если в ячейке F21 находится значение угла, выраженное в градусах, то формула для вычисления синуса будет иметь следующий вид:
 «=SIN(РАДИАНЫ(F21))»
В Excel включен полный набор тригонометрических функций. Чтобы получить более подробную информацию о них, прочитайте соответствующие разделы справки.

КОРЕНЬ

Функция КОРЕНЬ возвращает значение квадратного корня из аргумента. Если аргумент отрицательный, функция воспринимает его как ошибку.
«=КОРЕНЬ(1О24)» => 32.
Для вычисления кубического корня возведите значение в степень 1/3. Например,
«=32768^(1/3)» => 32.
Корни других степеней могут быть вычислены аналогичным образом. Также для таких вычислений можно пользоваться функцией СТЕПЕНЬ.

СУММ

Если взять наугад несколько рабочих книг, то можно смело поспорить, что чаще всего в них будет использоваться функция СУММ. Эта функция является также одной из самых простых. Она может иметь от 1 до З0 аргументов. Для того чтобы подсчитать сумму значений ячеек трех диапазонов (А1:А1О, С1:С10; Е1:Е10), вы можете использовать три аргумента:
 =СУММ (А1:А10; С1:С10; Е1:Е10)
Аргументы не обязательно должны быть заданы только в таком виде. Например; вы можете использовать адреса отдельных ячеек, ссылки на диапазоны и литералы следующим образом:
=СУММ (А1; С1:10; 125)
В связи с такой популярностью функции СУММ разработчики Ехсеl очень упростили ее использование и практически автоматизировали его. Чтобы вставить формулу, в которой используется функция СУММ, щелкните на кнопке Автосумма, находящейся на панели инструментов Стандартная. Excel анализирует контекст и предлагает для суммирования диапазон значений ячеек. Если Ехсеl предлагает этот интервал верно (как обычно и бывает), нажмите клавишу <Enter> или снова щелкните на описываемой кнопке. Если нужно просуммировать несколько столбцов чисел, по очереди выделите нужные диапазоны ячеек, а затем щелкните на кнопке Автосумма. В этом случае Excel будет точно знать, что нужно просуммировать, и поэтому не запросит у вас подтверждения.

СРЗНАЧ

Функции СРЗНАЧ возвращает среднее значение (среднее арифметическое) диапазона ячеек. Это эквивалентно сумме содержимого всех ячеек диапазона, деленной на количество ячеек. Следующая формула возвращает среднее значение диапазона А1:А100:
=СРЗНАЧ(А1:А100)
Если в указанном диапазоне находятся пустые ячейки или ячейки содержащие текст, то они не включаются в расчет среднего значения. Как и в случае с функцией СУММ, вы можете использовать любое количество аргументов.
В Ехсеl предусмотрена также функция МЕДИАНА, которая вычисляет медиану значений диапазона, и функция МОДА, которая возвращает то значение, которое чаще всего встречается в диапазоне.

Текстовые функции. Хотя Ехсеl славится своими возможностями обработки чисел, она имеет 23 встроенные функции для работы с текстом. В этом разделе приведены некоторые из них.

СИМВОЛ

Функция СИМВОЛ возвращает отдельный символ, соответствующий заданному в качестве аргумента ANSI-коду. Значения аргумента должны находиться в интервале от 1 до 255. Функция КОДСИМВ выполняет обратное преобразование. Следующая формула возвращает букву "А":
=СИМВОЛ(65)
Эта функция очень полезна для ввода символов, которые сложно или невозможно ввести с клавиатуры. Например, следующая формула возвращает символ авторского права "©":
=СИМВОЛ(169)

ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ выделяет строку символов заданной длины из другой строки, начиная с крайней левой позиции. Эта функция использует два аргумента. Первый – строка, а второй, необязательный, аргумент – число символов. Если второй аргумент опущен, то Ехсеl по умолчанию выделяет первый символ текста. В данном примере формула возвращает букву "Б":
=ЛЕВСИМВ("Б.Б.Гребенщиков")
Следующая формула возвращает в результате строку "Альберт":
=ЛЕВСИИВ("Альберт Эйнштейн";7)

ДЛСТР

Функция ДЛСТР возвращает количество символов в текстовой строке. Например, следующая формула возвращает число 9:
=ДЛСТР("Атмосфера")
Если нужно определить длину строки без учета пробелов в начало и в конце строки текста, используется функция ДЛСТР, аргументом которой является функция СЖПРОБЕЛЫ. Например, если вы хотите знать количество символов текста, находящегося в ячейке А1 (без каких-либо пробелов), то вам надо использовать формулу:
=ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ (А1))

ПСТР

Функция ПТСР выделяет заданное число символов из строки текста. Она использует три агента: первый – строка текста; второй – позиция в текстовой строке, с которой вы хотите начать выделение символов, и, наконец, третий аргумент – это количество символов, которые необходимо выделить. Например, если в ячейке А1 находится строка текста "Пушкин Александр Сергеевич", то следующая формула вернет "Александр":
=ПСТР(А1;8;9)

ЗАМЕНИТЬ

Функция ЗАМЕНИТЬ позволяет заменить символы в тексте. Первый аргумент этой функции – текст, содержащий заменяемую вами строку. Второй аргумент – позиция символа, с которой вы хотите начать замену. Третий аргумент – количество заменяемых символов. Четвертый аргумент – новый текст, который заменит имеющийся. В следующем примере формула возвращает "Альберт Эйнштейн":
= ЗАМЕНИТЬ("Альберт Гор"; 9;3; Эйнштейн)

ПОИСК

Функция ПОИСК позволяет определить позицию в текстовой строке, с которой начинается заданная строка. Эта функция имеет три аргумента. Первый – текст, который нужно найти; второй – строка, в которой ищется текст; третий (необязательный) аргумент – место начала поиска. Если третий аргумент опущен, то Excel начинает поиск с начала текста. В следующем примере предполагается, что в ячейке А1 находится текст "Пушкин Александр Сергеевич". Формула возвращает 7 потому, что первый по счету пробел находится на седьмой позиции в исходной строке.
=ПОИСК(" "; А1; 1)
Чтобы найти второй по счету пробел, вместо третьего аргумента подставим вложенную функцию ПОИСК, к значению которой прибавим 1,
=ПОИСК(" "; А1; ПОИСК(" "; А1; 1) +1)
В следующей формуле для выделения первого слова, ограниченного пробелом, из строки текста, находящегося в ячейке А1, используется функция ЛЕВСИМВ. Например, если в ячейке А1 находится текст "Александр Сергеевич Пушкин", то следующая формула выделит из текста имя "Александр".
=ЛЕВСИМВ(А1; ПОИСК(" "; А1; 1))
Представленная формула имеет явный недостаток: если текст в ячейке А1 не имеет пробелов, то в результате возникнет ошибка. Вот как выглядит усовершенствованный вариант этой формулы, которая выделяет первое слово из строки, находящейся в ячейке А1, даже если эта строка не содержит пробелов:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСК(" "; А1; 1)) ;А1; ЛЕВСИМВ(А1; ПОИСК(" ";А1; 1)))

ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН преобразует строчные символы в прописные. Например, если в ячейке А1 находится "Пушкин", то следующая формула возвращает "ПУШКИН":
=ПРОПИСН(А1)

Логические функции. К категории логических функций в Excel отнесено только шесть функций, хотя, откровенно говоря, некоторые из других функций также можно смело причислить к этой категории. В данном разделе рассматриваются три логические функции.

ЕСЛИ

Эта функция, пожалуй, одна из самых важных. Она наделяет ваши формулы "способностью принятия решений".
В функции ЕСЛИ используются три аргумента. Первый аргумент - это логическое выражение, которое может принимать значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Второй и третий аргументы - это такие выражения, которые вычисляются в случае, если аргумент принимает соответственно истинное или ложное значение.
В следующем примере формула возвращает строку "Положительный", если значение ячейки А1 больше 0, и "Отрицательный", - в противном случае:
=ЕСЛИ(А1>0; "Положительный"; "Отрицательный")
Заметьте, что значение первого аргумента (А1) может принимать логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Однако эта формула имеет один недостаток, который заключается в том, что, когда ячейка А1 пуста или содержит 0, возвращается строка текста "Отрицательный". Для решения подобной проблемы можно воспользоваться вложенной функцией ЕСЛИ, которая будет анализировать это условие. Усовершенствованная формула имеет следующий вид:
=ЕСЛИ (А1>0; "Положительный"; ЕСЛИ А1<0; "Отрицательный"; "Ноль"))
На первый взгляд кажется, что формула выглядит очень сложной, но если вы разобьете ее на части, то увидите, что она довольно проста. Вот как она работает. Если значение в ячейке А1 больше 0, то формула возвращает строку текста "Положительный", и на этом ее работа заканчивается. Если значение в ячейке меньше или равно 0, то анализируется второе условие, которое определяется третьим аргументом:
=ЕСЛИ(А1<0; "Отрицательный"; "Ноль")
Это еще один оператор ЕСЛИ, который вновь выполняет проверку содержимого ячейки А1. Если проверяемое значение меньше 0, то формула возвращает строку текста "Отрицательный", в противном случае она возвращает строку "Ноль". При необходимости можно использовать несколько вложенных друг в друга операторов ЕСЛИ. Однако не стоит забывать, что, когда уровень вложенности превышает три - четыре, разобраться в формуле становится очень сложно.
Вложенные функции ЕСЛИ используются достаточно часто, поэтому вы должны досконально разобраться в этой методике. Овладев ею, вы сможете создавать очень гибкие формулы.
Показан пример использования функции ЕСЛИ для расчета комиссионных от продаж. В данном примере обычный процент комиссионных продаж составляет 5,5%. Однако если продавец превышает определенный процент продаж, то комиссионные составляют 6,25%. Приведенная ниже формула находится в ячейке С6. В ней для принятия решения о проценте комиссионных, который зависит от объема продаж, используется функция ЕСЛИ:
=ЕСЛИ(В6>=Норма_продаж; В6*Ставка_премиальных; В6*Ставка_комиссионных)

И

Функция И возвращает логические значение ИСТИНА или ложь в зависимости от логического значения своих аргументов. Если все аргументы принимают значение ИСТИНА, то функция И возвращает значение ИСТИНА. Если хотя бы один из аргументов функции принимает ложное значение, то функция И возвращает значение ЛОЖЬ. Приведенная ниже формула возвращает значение ИСТИНА, если все ячейки диапазона А1:АЗ содержат отрицательные числа:
=И(А1<0; А2<0; АЗ<0)
В другом примере функция И используется в качестве первого аргумента функции ЕСЛИ. Если значения всех трех ячеек А1:АЗ отрицательные, эта формула возвращает строку "Все отрицательные". Но если хотя бы одно из значений больше или равно нулю, формула возвращает строку "Не все отрицательные":
=ЕСЛИ(И(А1<0; А2<0; АЗ<0);"Все отрицательные"; "Не все отрицательные")

ИЛИ

Функция ИЛИ подобна функции И, с той лишь разницей, что функция или возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из ее аргументов истинный. В противном случае эта функция возвращает значение ЛОЖЬ. В следующем примере формула возвращает истинное значение, если хотя бы одно из значений, находящихся в ячейках А1, А2 или АЗ, меньше нуля:
=ИЛИ(А1<0; А2<0; АЗ<0)

Функции даты и времени. Если в ваших рабочих таблицах нужно оперировать датами и временем, то и Ехсеl придет вам на помощь. В ней предусмотрено 14 функций, работающих с типом значений. В этом разделе описано несколько таких функций. Чтобы использовать функции получения даты и времени, вы должны свободно владеть системой исчисления дат и времени.

СЕГОДНЯ

Функция СЕГОДНЯ не имеет аргумента. Она возвращает текущую дату, точнее, дату, установленную в системе. Например, если вы введете в ячейку следующую формулу 16 июня 1998 г., то формула вернет 16.О6.1998:
=СЕГОДНЯ()

ДАТА

Функция ДАТА выводит на экран дату в соответствии с тремя аргументами: год, месяц и день. Эта функция поможет скомпоновать дату на основе информации, содержащейся в вашей рабочей таблице. Например, если ячейка А1 содержит 1998, ячейка В1 – 12 и ячейка С1 – 25, то следующая формула возвращает дату 25.12.98:
=ДАТА(А1; В1; С1)

ДЕНЬ

Функция ДЕНЬ определяет день месяца в указанной дате. Например, если ячейка А1 содержит дату 25.12.98, то следующая формула вернет число 25:
=ДЕНЬ (А1)
Кроме того, в Ехсеl предусмотрены функции ГОД и МЕСЯЦ, которые выделяют из даты соответственно год и месяц.

ДЕНЬНЕД

Функция ДЕНЬНЕД определяет день недели указанной даты. Она имеет два аргумента – дату и код запроса, определяющий тип результата (второй аргумент необязательный). Например, если в ячейке А1 содержится значение 25.12.97, то следующая формула возвращает 4, что означает, что этот день – четверг:
=ДЕНЬНЕД(А1; 2)
Вы можете отформатировать ячейки с датами так, чтобы дни недели выводились на экран в привычной текстовой форме, а не в виде цифр. Для этого в списке числовых форматов выберите опцию Все форматы и в поле Тип введите шаблон ддд (для отображения аббревиатур дней недели) или дддд (для отображения полного названия дней недели).

ВРЕМЯ

Функция ВРЕМЯ возвращает время в зависимости от трех аргументов: часы, минуты и секунды. Эта функция может скомпоновать время на основании информации, содержащейся в вашей рабочей таблице. Например, если ячейка А1 содержит 8, ячейка В1 – 15, а ячейка С1 – 0, то следующая формула возвращает 8:15:00:
=ВРЕМЯ(А1; В1; С1)

ЧАС

Функция ЧАС выделяет из времени число часов. Например, если ячейка А1 содержит время 8:15:00, то следующая формула возвращает 8:
=ЧАС(А1)
Кроме того, в Ехсеl предусмотрены функции МИНУТЫ и СЕКУНДЫ, которые выделяют из времени соответственно минуты и секунды.

Матричные вычисления. Самые распространенные действия с матрицами следующие:

Операция	Размеры исходных матриц	Функция Excel	Размер результата
Умножение матриц	n×m, m×k	МУМНОЖ	n×k
Транспонирование матрицы	n×m	ТРАНСП	m×n
Вычисление определителя	n×n	МОПРЕД	1×1
Вычисление обратной матрицы	n×n	МОБР	n×n

 

Категория финансовых функций включает 16 функций, предназначенных для выполнения денежных расчетов. Функции расчета амортизации, функции зайиов и вкладов, и другие.

Функции работы со ссылками и массивами К данной категории относится 17 функций, предназначенных для выполнения поиска в листах и получения разнообразной информации.

Функции для работы с базами данных. Для работы с базой данных в Excel предусмотрено 12 функций. Они используются при работе с табличными базами данных (также известными как списки), созданными на рабочем листе. Все эти функции в русскоязычной версии Excel начинаются с букв БД, и все они имеют эквивалентные функции, не относящиеся к работе с базой данных. Например, функция БДСУММ является специальным вариантом функции СУММ, которая возвращает сумму значений из базы данных, отобранных по заданному условию. Табличная база данных – это прямоугольный диапазон ячеек, в верхней строке которого находятся названия полей. Каждая последующая строка является отдельной записью в базе данных.

Функции пакета анализа. Когда вы начнете свободно использовать встроенные функции рабочего листа, можете исследовать набор функций, который появляется при загрузке надстройки Пакет анализа. Эта надстройка открывает доступ к нескольким десяткам дополнительных функций рабочего листа. Когда описываемая надстройка загружена, диалоговое окно Мастер функций выводит на экран новую категорию функций – Инженерные. Кроме того, добавляется ряд новых функций к следующим категориям Финансовые, Дата и Время, Математические и тригонометрия, Проверка свойств и значений.