Текстовый редактор MS Word.
Занятие №5.
Работа с таблицами.

Способы создания таблиц. Перемещение по таблице. Выделение элементов таблицы. Добавление и удаление элементов таблицы. Изменение ширины столбца и высоты ячейки. Объединение и разбиение ячеек. Форматирование ячеек. Разное.

Таблицы - очень удобный инструмент для многих целей. Работу с таблицами удобнее всего проводить в режиме “разметка страницы”. При работе с таблицами удобно включить панель инструментов “Таблицы и границы” (Меню=>Вид=>Панели инструментов=>Таблицы и границы).

Элементами таблицы будем считать: ячейки, строки, столбцы.

Создание таблицы

Если таблица должна занимать страницу целиком, сначала установите нужные параметры страницы (в основном это касается ориентации листа), а уже потом создавайте таблицу.

1. Наиболее быстрый путь создания простой таблицы с помощью кнопки “Добавить таблицу” панели инструментов “Стандартная”:
   1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;
   2. нажмите кнопку “Добавить таблицу” – появиться схема таблицы;
   3. передвигайте указатель мыши по этой схеме, пока не будет выделено нужное количество строк и столбцов, а затем сделайте щелчок мышью.
   4. если необходимо большее количество столбцов или строк, чем содержит схема, передвигайте указатель мыши при нажатой левой кнопке. Тогда при выходе за границы схемы, она автоматически увеличится.
2. Создание таблицы, используя Меню:
   1. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;
   2. выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить таблицу…;
   3. в открывшемся диалоговом окне “Вставка таблицы” введите предполагаемое количество строк и столбцов будущей таблицы (строки/столбцы, в дальнейшем, можно добавлять и удалять);
   4. Установите нужную ширину столбца, если не хотите создавать таблицу по всей ширине страницы.
   5. нажмите на кнопку “Автоформат…” для автоматического форматирования элементов таблицы;
      1. в открывшемся диалоговом окне “Автоформат таблицы” в списке “Форматы” выберите подходящий формат. Не забывайте смотреть на образец, приведенный в правой части окна;
      2. установите флажки в группе “Использовать”, чтобы выбрать элементы форматирования, которые следует применить к создаваемой таблице;
      3. установите флажки в группе “Изменить оформление”, чтобы выбрать элементы таблицы, к которым следует применить понравившийся формат таблицы;
      4. подтвердите выбор формата таблицы (<OK>) или откажитесь от него (< Отмена>), после чего диалоговое окно “Автоформат таблицы” будет закрыто;
   6. в диалоговом окне “Вставка таблицы” подтвердить желание добавить таблицу в текст ( <OK>) или откажитесь (<Отмена>).
3. Третий способ создать таблицу - нарисовать ее.
   1. выберите пункт Меню=>Таблица=>Нарисовать таблицу (можно нажать кнопку “Таблицы и границы” панели инструментов “Стандартная”, можно выбрать пункт Меню=> Вид=>Панели инструментов=>Таблицы и границы) – на экране появиться панель инструментов “Таблицы и границы”;
      1. выберите тип линии (список “Тип линии” панель инструментов “Таблицы и границы”), толщину линии (список “Толщина линии” панель инструментов “Таблицы и границы”), цвет линии (кнопка “Цвет границы” панель инструментов “Таблицы и границы”);
      2. установите курсор в то место текста, где должна располагаться таблица;
      3. используйте кнопку “Нарисовать таблицу” для рисования границ таблицы, кнопку “Ластик” для стирания границ таблицы, как будто расчерчиваете таблицу на листе бумаги.
4. Можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуляции) в таблицу Меню=>Таблица=>Преобразовать в таблицу.

Перемещение внутри таблицы

Вы можете создать таблицу, у которой при печати не будут заметны границы некоторых (или даже всех) ячеек. Для того, чтобы легче было ориентироваться в таблице “включите” сетку, для этого выберите пункт Меню=>Таблица=>Отображать сетку (если сетка уже “включена”, в меню Таблица вы увидите строку Скрыть сетку), на экране появятся столбцы и строки таблицы разделенные бледными линиями, которые предназначены для ориентировки и на печать не выводятся.

Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки таблицы последовательно.

Выделение элементов таблицы

Для выделения элементов таблицы используйте соответствующие пункты Меню=>Таблица=>Выделить строку (Выбелить столбец, Выделить таблицу). Пункты меню доступны только в том случае, когда курсор установлен в какой-либо ячейке таблицы. Можно использовать мышь. Обратите внимание, что указатель мыши изменяется в зависимости от того, в какой части таблицы он расположен.

Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов в таблицах

В готовую таблицу всегда можно внести изменения: добавить или удалить строки, столбцы, ячейки; изменить вид границ таблицы и т.д.

1. Для вставки новых строк/столбцов в таблицу необходимо:
   1. выделить в таблице столько строк/столбцов, сколько необходимо добавить,
   2. выбрать пункт Меню=>Таблица® Добавить строки (Добавить столбцы), если такой команды нет, то выделение строк/столбцов выполнено некорректно.

   Новые строки/столбцы будут вставлены перед выделенными областями.

2. Для вставки строк в конец таблицы поместите курсор в начало абзаца, следующего за таблицей и выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить строки. В диалоговом окне “Добавление строк” задайте число вставляемых строк (новые строки будут иметь формат последней строки таблицы).
3. Чтобы расширить таблицу вправо, вставляя новые столбцы, выделите область с правой сторона таблицы, выберите пункт Меню=>Таблица=>Добавить столбцы. В результате таблица будет расширена вправо на один столбец.

   Добавление ячеек осуществляется аналогично добавлению строк и столбцов в таблицу, но при этом в диалоговом окне “Добавление ячеек” необходимо выбрать один из способов вставки новых ячеек.

4. Для удаления ячеек, строк или столбцов выделите соответствующую область в таблице и в меню выберите подходящий пункт Меню=>Таблица=>Удалить ячейки (Удалить строки, Удалить столбцы). Для удаления строки (столбца) можно встать в любую ячейку этой строки (столбца), выбрать пункт “Удалить ячейки” и в открывшемся окне поставить переключатель “Удалить всю строку” (“Удалить весь столбец”).

Выделенные области нельзя удалить с помощью клавиш Delete или BackSpace. Эти клавиши удаляют только содержимое ячеек.

Изменение ширины столбца и высоты ячейки.

Для того, чтобы установить точную ширину столбца выделите этот столбец полностью и выберите пункт Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…. В открывшемся многостраничном диалоговом окне “Высота и ширина ячеек” на вкладке “Столбец” установите подходящие параметры.

Высота строки определяется объемом текста, расположенного в ячейках этой строки. Но иногда необходимо установить отличную от стандартной высоту строки. Для этого пользуются приемами, применяемыми при установки размеров столбцов (см. выше).

Если были выделены отдельные ячейки, то высота и ширина будет задана только для этих ячеек.

Ширину столбца и высоту строки можно также изменить с помощью мыши. Для этого следует разместить указатель мыши на правой ограничительной линии изменяемого столбца (нижней ограничительной линии изменяемой строки). При “попадании” на разделительную линию вид указателя мыши измениться. Затем перетащить разделительную линию в нужную сторону (влево/вправо или, соответственно вверх или вниз) до получения необходимой ширины столбца. Для автоматического подбора ширины столбца дважды щелкните мышью по его правой разделительной линии.

Часто надо, чтобы у всех столбцов была одинаковая ширина. При помощи мыши этого можно добиться лишь приблизительно. Выделите нужные столбцы и выберите пункт Меню=>Таблица=>Выровнять ширину столбцов. Аналогично со строками. Подходящие кнопки есть на панели инструментов “Таблицы и границы”.

Объединение, разбиение ячеек

Для объединения ячеек выделите все объединяемые ячейки (строки или столбца) и выберите пункт Меню=>Таблица=>Объединить ячейки.

Для разделение ячейки на более мелкие выделите ячейки, для которых следует применить разбиение, и выберите пункт Меню=>Таблица=>Разбить ячейки. В открывшемся диалоговом окне “Разбиение ячейки” установить количество строк и столбцов, на которые должны быть разделены выделенные ячейки.

После операций объединения и разбиения ячеек возможны проблемы с установкой ширины столбцов и высоты строк, поэтому эти операции при обработке таблиц выполняйте в последнюю очередь.

Форматирование ячеек в таблице

Форматирование ячеек таблицы, как и для любого другого текста, осуществляется посредством команд Меню=>Формат или кнопок панели инструментов “Форматирование”. Для ячеек можно задать:

1. формат шрифта (Меню=>Формат=>Шрифт…),
2. выравнивание по горизонтали (выравнивание по ширине, по правому краю, по левому краю, по центру – Меню=>Формат=>Абзац…),
3. выравнивание по вертикали (выровнять по верхнему/нижнему краю, центрировать по вертикали – соответствующие кнопки на панели инструментов “Таблицы и границы”),
4. обрамление и цвет фона ячейки (Меню=>Формат=>Границы и заливка…),
5. направление текста (Меню=>Формат=>Направление текста…).

Для того, чтобы задать элементы форматирования для ячеек, выделите ячейки с одинаковым форматом, затем установите соответствующие параметры форматирования.

Также можно применить выравнивание (по левому краю, по правому краю, по центру) ко всей таблице целиком, т.е. изменить расположение таблицы относительно области текста по горизонтали. Для этого выполните команду Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…, в открывшемся диалоговом окне “Высота и ширина ячеек” выберите вкладку “Строка”, установите соответствующий переключатель в группе “Выравнивание”.

Чаще всего неудобно, если текст в одной ячейке разбит на две страницы. Для того, чтобы все ячейки располагались целиком на одной странице, выполните команду Меню=>Таблица=>Высота и ширина ячейки…, снимите флажок “Разрешить перенос строк на следующую страницу”.

Если таблица размещается на нескольких страницах, можете задать дублирование заголовка на страницах. Для этого выделите строку или строки текста, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы (выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы). Затем выберите пункт меню [Таблица® Заголовки]. Дублируемые заголовки таблицы видимы только в режиме разметки. При печати их не будет.

Разное.

1. При необходимости упорядоченный текст таблицы можно превратить в обычный текст. Для этого выделите всю таблицу и выберите пункт Меню=>Таблица=>Преобразовать в текст…. Если этот пункт недоступен, значит, таблица не была выделена полностью. В открывшемся диалоговом окне “Преобразование в текст” выберите один из предложенных способов преобразования.
2. Вставка формул в таблицы.

   Вы можете автоматически вычислять в таблицах многие вещи. Например, сумму чисел в строке и т.д. Для этого надо вызвать команду Меню=>Таблица=>Формула. Если в строке формула написана неправильная формула, сотрите ее и выберите формулу из ниспадающего списка “Вставить функцию”. Если вы хотите применить формулу к какому-то диапазону, используйте знак “:”, для перечисления аргументов используйте знак “,”. (Кроме того бывают диапазоны left (для всех ячеек той же строки, слева от данной), above (для всех ячеек того же столбца, выше данной)) Строки таблицы нумеруются числами, а столбцы - латинскими буквами. Например, чтобы в 9-ый столбец первой строки таблицы вставить среднее число из 1- 5 ячеек первой строки, напишите: average(a1:e1). Чтобы в 9-ую ячейку второй строки добавить сумму всех предыдущих чисел, напишите sum(a2:h2). И т.д.

Практическое задание